【使えるものは何でも使う】強引に組織を動かす外部監査のチカラ

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■この記事のターゲット
・社内のルールが守られないことが常態化していることに嘆いている
・ルール違反を指摘してもマジメに是正する気が無い部門にイライラ
・外部からの監査の時だけ取り繕って凌ぐのはもうイヤだ!


今回の記事は、上記のような悩みや不満を抱える品質保証部門(主に製造業界)の方に向けたものです。

まあ、大体どこの会社でもルール通り100%業務をしているところなんて珍しいんじゃないですかね…。
しかし、取引先やお客様に直接被害が及ぶようなプロセスに対して基本的なルールが守られていないのは会社としてレベルが低いと言われても仕方ありません。

品質保証部門は社内の警察官としてルール違反を取り締まり、ルールを守ってもらうように導いていくのも仕事のひとつです。


しかしパワーバランス的に製造部門やサービス部門のチカラが強い会社だと、製造やサービスを停止できないことをいい事にルール違反が常態化しているケースが散見されていることも事実です。

そんな社内ルール違反常習者の人たちが、建前上で

「弊社は品質第一です!」

なんて言ってるのを聞くと、何とも言えない気持ちになるのは私だけでしょうか?

そりゃ分かりますよ。全てルール通りマジメにやると効率が悪くなるのも。

でも過去から不変レベルの基本的なルールくらいは守りましょうよ

守れないなら、そんなルールは破棄して「弊社はコストと納期が第一です!」と宣言してもらった方が品質保証部員としては動きやすいんじゃないですかね?
(個人的にはそんな会社で働きたくないですけど…)

・・・と、ぼやいてても仕方ありません

内部の人間はもちろん、上層部の人間もそういう文化に染まってしまっているなら外部の権力を持った人、または組織に思いっきりダメ出ししてもらおうじゃないですか!

社会的に恥ずかしい思いをしてもらって「自分たちの立ち位置が分かり是正に動くのか」、もしくは「それでも変わらないのか」が分かるだけでも、その会社とこれからどう向き合っていくかを判断する材料になると思います。

人も組織も、痛い目にあった後の行動で真価が問われると考えます。

あわせてあげましょうよ。痛い目に(笑)

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外部機関や社外の監査を利用する

現場の規律が乱れているのが常態化している会社がそれなりに存続しているということは、お客様や各種認証機関の監査の時にはイイ子ちゃんを装っていることは間違いないでしょう。

社内のある組織がやる程度なら許せるとしても、会社全体で嘘で塗り固めてるのであれば長期的に見れば将来不安な会社だと思います。

そんな会社には、お客様や各種認証機関の監査官の方に現実を知ってもらい失望してもらいましょう。
もちろん意図的に
株主に知ってもらうことができればなおよろしいです。


指摘される問題が、世間一般で守って当たり前とされるような業界の基本的なルールであればあるほどいいですね。
(たとえば食品であれば衛生管理、電気系であれば静電気対策、機械系であれば寸法管理)

今まで監査を乗り切るために取り繕ってきたあなたとしては、少々心苦しいところもあるでしょう。
しかし、その取り繕ってきた行為自体が問題なのです。

そもそも外部監査は、第三者視点で会社に不足しているところを指導してもらい組織としてのレベルを上げていくために活用すべきものです。

堂々と現実を現地現物で見てもらうことこそが「本来の姿」であると考えます。

指摘や指導に対する真摯な姿勢を見せれば、さらなる信頼を得ることにつながります。

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外部監査で指摘され、炎上してもらうための「着火点」を事前準備

これまで監査の時は、見られたくないところはあえて触れられないように進めていってるんじゃないでしょうか?

見られたくない部分をあえて「見ざるを得ない状態」に、監査当日にしてしまいましょう。
あなたは知っているはずです。どこが見られたくないポイントかを。

事前にそこに目を向かせていくことに集中しましょう。監査者と会話して結託できそうならグルになってもいいくらいです。
監査者側も、あなたが困っていることに対して誠意を尽くしてくれるはずです。監査者側も何の指摘もせずに帰るわけにはいかないんですから。

お互いの利害が一致したところで、強力なカウンターパンチをお見舞いしてやりましょう

重大な管理上の欠点を指摘されると、あなたが社内で非難を浴びる可能性がありますが、それはお角ちがいです。非難を浴びなければならないのは管理責任者である経営層になります。

それであなたの評価を下げられるような会社だとしたら、さっさと出ていった方が身のためですよ。

真っ当な指摘が会社を成長させてくれるという信念をもとに監査を受けるべきです。
それを分かっていない経営陣だと、お客様や取引先のことを幸せにしてあげることはできません。

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指摘を受けたことには「誠心誠意」、「全力で対応」

外部の人間や組織から手厳しい指摘を受けたのなら、そして少しでも会社側が反省をしたのなら、この機を逃してはいけません。
是正のための権限をもらい「誠心誠意」、「全力で」意識改革に乗り出しましょう。

もちろん、経営層も道連れですよ。彼らに率先して動いてもらわないと末端まで伝わるわけがありません。

上層部と意識を合わせ、トップダウンと担当レベルの草の根ボトムアップで一気に雰囲気を変えるだけでも大きな一歩です。

3か月

3か月ルール順守が定着したなら、それは習慣化したと言っていいでしょう。
習慣化されれば、ルールを守ることは苦でなくなります

基本的な教育機会を設ける必要もあるでしょう。その際には小学生でもルールを守ることの大切さがわかるような教育資料としたほうが良いです。



あとは各組織の良識ある人の自治に任せて、品証部員は定期的にパトロールをする程度でちょうどいいです。

その状態まで持っていくことまでのストーリーを描いて、自分のコントロール下に置いた外部監査に臨みましょう。

そして、そのミッションを成功させることができたあなたなら、策士としてどこに行ってもやっていけるんじゃないでしょうかね。

どうすれば状況を打破できるか、何を利用すれば効果的かを考えるクセがつけば成果を出す2割の人間になれるでしょう。

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まとめ

ルールを守る体質づくりの手法

・外部の権力ある人間や組織を使ってショック療法をしましょう
・事前に炎上させる組織の「穴」を用意しよう
・その後の対応のストーリーも描いておいて誠心誠意、全力で習慣化するまで走りぬこう

正攻法だけで組織は回せません。時には今回のように狡猾な手段も必要です。

多用すると「意図的がバレる」可能性がありますが、どっちにしても会社のためになるならいいんじゃないかと思う次第です。

おわり

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