【コツを掴めば余裕!】効率よく相手に伝わるプレゼン資料作りの5つの手法

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■この記事のターゲット
・プレゼンテーションで相手に伝えたいことをしっかり植え付けたい
・相手の記憶に残るようなプレゼン資料を作りたい
・教育しても全然相手に伝わってない・・・

今回の記事は、「相手の心に残るプレゼン資料」を作るための心得と具体的方法の紹介をしたいと思います。

「自分が伝えたいことを相手に100%理解してもらう」って難しいです。

言葉だけで伝えると、自分の伝えたいことの20~30%くらいしか相手に伝わらないんじゃないでしょうか。
アメリカの心理学者アルバート・メラビアン氏の実験結果では、話の内容などの言語情報では相手に7%しか伝わらないとしています。

メラビアンの法則

人の行動が他人にどのように影響を与えるか?

・話の内容などの言語情報 7%
・口調や話の早さなどの聴覚情報 38%
・見た目などの視覚情報 55%

なぜなら、育ってきた環境やこれまでの経験で物事の受け止め方が人それぞれ違うからです。

カンタンに言うと価値観が違うのです。そしてそれは当たり前のこと。

だからこそ身振り手振りを加えたり、言い換えてみたり、たとえ話視覚に訴えてみたりで伝わり度を100%に近づけていく。
それが「プレゼンのチカラ」です。

「コミュニケーション力」と言ってもいいでしょう。

おおよその人間は目と耳で得た情報と、これまでの経験で得た知識を基に少し先の未来を予想しようとします。
当然、経験値が足りない人には未来を想像しにくいでしょう。
そんな人のためにも、プレゼンの中で分かりやすく新たな知識として覚えてもらうことも考えてあげなければいけません。

プレゼン資料を作る前の心構え

・このプレゼンで誰に何を伝えたいかを明確にしておく

・小学生でも納得できるようなシンプルな説明や表現を心がける


・伝えたい人に自分のことのように考えてもらう
(少し先の未来が想像できるようにする

もちろん上記は一例であり、この他にも気遣いしてあげる要素はあるでしょう。
しかし、最低限この3つを意識するだけでもプレゼン資料の質はグッと上がることは間違いありませんよ!

なお記事タイトルに「効率よく」と書いていますが、資料作りの短時間化を言いたいワケではありません

聴き手が、話し手の伝えたいことを限りなく100%近く理解するほど、プレゼンにかけた労力が報われるという意味での「効率」です

要は、伝える側の想いを伝えたい側に「このプレゼンは有益だ!」と思ってもらわないといけないということです。

しつこくいいますが、自分の知識をひけらかして自己満足する資料やプレゼンではダメなんです。聴く側の気持ちになって、相手に何としても「有益な情報」や「知ってもらいたいこと」を役立てて欲しいという想いで臨まなければなりません。

この意識を持ったまま以下の5つの手法を使ってプレゼン資料の質をさらに上げていきましょう。
今回はビジネスに関して、「社内教育」や「お客様への提案」のプレゼンを想定しています。
と言うか、筆者もそういうプレゼンしか経験ないのでご容赦を・・・。

プレゼン資料の質を上げる5つの手法
  1. 見出しだけを並べて資料構成を組み立てる(細かい文章はその後)
  2. 文字フォント、サイズ、色使い、強調表示の統一感を出す
  3. 相手に文字を読ませず視覚に訴え、イメージを焼き付ける
  4. 言いたいことはなるべくシンプルに「1ページにひとつ」
  5. プレゼン資料タイトルは短く、心に刺さるように

こうやって箇条書きにしてみると「当たり前じゃん!」と思う方も多いでしょうが、実際に明確に意識して望めている人がどれだけいるでしょうか?

ちなみに過去の筆者は「典型的なダメ資料」を量産していました(汗)

いといろと社会人経験を積む中で、指導されたことや自ら気づいたことを交えて具体的に内容を説明していきます。

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見出しだけを並べて資料構成を組み立てる

「さあ、プレゼン資料作るかぁ!」となった時、まずは資料の骨組みをしっかりと設計することにちょっと時間を割きましょう。

資料の構成を一般的な「起・承・転・結」とするのか、結論を先に出して飽きさせない「起・結・承・転・結」とするのかも含めて、まずは伝えたいことをちゃんと知ってもらうための見出しづくりです。

見出しを「相手に伝わりやすい順序に」、「自分がスムーズに説明できるように」題目の導入部分~まとめまで並べていきます。
ここで、ある程度納得できる資料の流れになるまで見出しのタイトルや順序を検討しましょう。

とりあえず最初から伝えたいことを考えながら資料作成に入ってしまうよりも、ずっと効率的ですし、頭の中が整理された状態で細部を作りこんでいけるのでオススメです。

参考例として、プレゼン資料の質を上げる「5つの手法」で見出しを並べてみました。

これが正解と言えるわけではないですが、伝えたい人の文書設計意図を明確にすることと、客観的に「この流れで聴き手に響くか?」という問いを行うために活用します。

まず見出しで構成を設計する
※青字はメモ書きです

資料構成を何も考えずに作りこんでいくと、

あれ?なんか繋がりがおかしいな…
何が言いたいか分からなくなってしまったぁ!


という事態に陥ってしまう可能性が増えて、資料の練り直しが必要になります。
さらに、一度作った資料をゼロから作り変える労力を惜しむと継ぎはぎだらけで一貫性のない資料になってしまい、プレゼン本来の目的を果たすことができなくなってしまいます。

プレゼン資料の設計に時間をかけることに慣れてくれば、伝えたいことが伝わる確率が大きくなると考えます。

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文字フォント、サイズ、色使い、強調表示の統一感を出す

ここで2枚のスライドを例として示します。

伝えたいことは、スライドをスッキリ見やすくするために

文字フォント、文字サイズ、色使い、強調表示をある程度統一しましょう

ということです。

スライド例1
スライド例2

まず、文字のフォントを統一しています。ここではPower Pointのフォント「Meiryo UI」にしています。

次に文字サイズですが、最も伝えたいことは大きなサイズにしています。

続いて色使いですが、ベースの色は白黒で強調のアクセントをここではブルー系にしています。
スライド例1ではイラストに他の色が入っていますが、モノトーンがいいか、カラーがいいかは設計者の意図にもよるでしょう(次の項で触れます)。

強調表示はベースカラーの太字とし、最も伝えたいことはブルーのBOX内に表示しています。なお、資料中の重要な数字は意図的に大きなフォントで強調しています。
聴き手または読み手にとって数字のインパクトは大きいため、相手の脳内にイメージを残したいという意図を持っています。

注意していただきたいのは、なんでもかんでも太字にするとフォントによっては文字が潰れて見えてしまうので読み手への配慮も忘れないようにしましょう。

これ以降のスライドも基本的には上記スタイルを守って作成していくことで、読み手も規則性を無意識に察知し、ページを変えても違和感無く言いたいことを理解しやすくなる土壌を作ることができるでしょう。

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相手に文字を読ませず視覚に訴え、イメージを焼き付ける

ここでお伝えしたいのは、

読み手または聴き手に文字を読ませて理解をしてもらうのではなく、視覚的に「スライドを1枚の写真のように」脳内に焼き付けてもらう

ということです。

先ほどのスライド例1と、スライド例1のイラストを文字に置き換えたスライド例3を並べてみます。

スライド例1
スライド例3

どちらが「言いたいことの事例」について瞬間的に理解ができ、イメージに残りやすいでしょうか?

「スライド例1」と言ってくださる方が多いことを祈ってます(笑)

この例は極端だったかもしれませんが、相手に文章を読ませるということは極力避けるべきです。話し手としてはスライドを見ながら説明できるという意図もあって、文字を詰め込んでしまう場合がよくあります。

しかし、文字だらけのスライドを見た聴き手や読み手はどう思うでしょうか?
特別に「あなたの話」を聴きたい人は熱心に読んでくれるかもしれませんが、あなたはそこまでの権威を持った人物でしょうか?
そうでなければ、文字の多様は避けるべきでしょう。

もちろん文字を否定するわけではありませんが、写真や図解・イラストは古来より人間にインパクトを残すための手法として使われてきています。これを使わない手はないでしょう。

手間がかかると思いますが、一人でも多くあなたのプレゼンを聴いて有益だと思ってもらえるのだとしたら本望じゃないでしょうか。

補足ですが、スライド例1は写真ではなくイラストです。
写真は「生々しいイメージ」、「様々な色が入りがち」と個人的には思っているので、極力イラストを使うようにしています。
もちろん交通事故予防講習などでは「 生々しいイメージ」 を与える意図として写真を使うのは理にかなっています。

ちなみにイラストをカラーにしている意図としては以下です。
・登山スタイルを分かりやすくしたい
・吹き出しをLINE風にして会話感を出す

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言いたいことはなるべくシンプルに「1ページにひとつ」

ここで言いたいことは、見出しの内容そのまんまです。

一つのスライドに最も強調したいことがたくさんあったとしたら、聴き手や読み手にとっては結局何が言いたいのか今ひとつピンときません。

スライドの枚数が増えたとしても、できるだけ1つのスライドに言いたいことはひとつ
これを守るだけでも聴き手や読み手の理解度は大きく向上すると考えます。

あわせて意識していただきたいのは、あなたが伝えたいことを聴いた人が自分の未来をイメージできるように導いてあげることです。

人間は変化を嫌います。いくらあなたはいい事を言ったとしても「ほぉ~、なるほどなぁ」で終わってしまうケースも少なくないでしょう。それはそれでいいかもしれませんが、プレゼンテーションの本質ではないですよね…。

少し先の未来さえ明確にイメージできれば、人は行動に映せます。
聴き手や読み手の未来を豊かにしてあげる気持ちを持つことも話し手として持つべきではないかと筆者は考えるわけです。

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プレゼン資料タイトルは短く、心に刺さるように

さて、これまで述べたことを実践すれば「それなりに理解しやすい」プレゼンテーションドキュメントになっていると思います。

そのプレゼンテーションのタイトルを決めましょう。
資料作成前にタイトルを悩む必要はありません。資料が出来上がってから、資料の中身も考慮して最後につければ問題ないです。

タイトルは以下のようなキャッチコピーに使われる考え方を盛り込むと良いと思います。
・短く言い切る
 例:言いたいことが伝わる!プレゼン資料のコツ
・数字を入れると目を引きやすい

 例:プレゼン資料の質を上げる5つの方法
・具体的提案や悩みを入れ込む

 例:まずは「見出し並べ」でプレゼン設計!
 例:伝わらない…を解決するプレゼン資料テクニック
・対義法で興味をひかせる
 例:カンタンなのに効果大!プレゼン資料5つのテクニック
・不安をあおる
 例:あなたのプレゼン…20%しか伝わってませんよ

ただ、こちらに興味がない人にモノを売ったりするワケではないので、タイトルにそこまで労力を使う必要はないでしょう。

重要なのは中身です!…が、タイトル(キャッチコピー)にもひと手間入れると、相手に伝わる確率がアップすることは間違いありません。

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まとめ

最後に脳裏に焼き付けてもらうために簡単に反復します。

まずはプレゼン資料を作るにあたっての心構えです。

プレゼン資料を作る前の心構え

・このプレゼンで誰に何を伝えたいかを明確にしておく

・小学生でも納得できるようなシンプルな説明や表現を心がける


・伝えたい人に自分のことのように考えてもらう
(少し先の未来が想像できるようにする


続いて、プレゼン資料の質を上げる5つの手法のおさらいです。

プレゼン資料の質を上げる5つの手法
  1. 見出しだけを並べて資料構成を組み立てる(細かい文章はその後)
  2. 文字フォント、サイズ、色使い、強調表示の統一感を出す
  3. 相手に文字を読ませず視覚に訴え、イメージを焼き付ける
  4. 言いたいことはなるべくシンプルに「1ページにひとつ」
  5. プレゼン資料タイトルは短く、心に刺さるように

プレゼン資料に正解はありませんが、聴き手の満足度が高ければ高いほど良いというのは変わりません。

ここで述べたことをベースに実践を繰り返せば、あなたなりのプレゼンノウハウが蓄積され、さらに効果的に聴衆に行動を促すことができるでしょう。

人のためになると思ってプレゼンテーションの構成を考えるってそれだけで結構楽しいですよ!
そこに結果が付いてくれば、さらに楽しい!

コミュニケーションの取り方ひとつで状況を変えることができる。

あなたの人生が豊かになることを祈って筆をおきたいと思います。

おわり

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